VapeDesk
Gestionale completo per negozi di sigarette elettroniche: POS, inventario, riordino intelligente, fatturazione elettronica e business intelligence.
The context
Gestisco negozi di sigarette elettroniche da più di sette anni. Per tutto questo tempo ho usato Danea EasyFatt, un buon gestionale generico che però non sa niente di vape. Con 2.100 articoli in catalogo, controllare giacenze, velocità di vendita e margini reali significava aprire una scheda alla volta. Le fatture elettroniche arrivavano via SDI e le gestivo separatamente. La fidelity con app esterna non funzionava: metà dei clienti non completava la registrazione.
The solution
VapeDesk è un gestionale costruito specificamente per il retail delle sigarette elettroniche, progettato da chi sta dietro al bancone ogni giorno.
- Cassa touch con fidelity integrata: griglia prodotti + scanner barcode, punti fedeltà automatici senza app
- Magazzino in tempo reale: giacenze per punto vendita, velocità media giornaliera, autonomia residua in giorni — tutto in una vista
- Riordino intelligente: seleziona fornitore e giorni di copertura, il sistema calcola le quantità ottimali. Da un'ora a cinque minuti per ordine
- Fatturazione elettronica automatica: webhook SDI, parsing XML, mapping prodotti-fattura che aggiorna i prezzi di acquisto ad ogni fattura
- Conto economico reale: ricavi, costi, margine operativo e liquidazione IVA mese per mese
- Registro ADM automatico: ogni scarico di prodotto a monopolio genera la riga con ml, nicotina e prevalenza
- Intelligence: analisi ABC per contributo al fatturato, dead stock, suggerimenti scorta minima
- Sicurezza: RLS su 43 tabelle, AES-256, tre ruoli con permessi a livello database
The problem
- Inventario invisibile: per conoscere la situazione di magazzino dovevo aprire 2.100 schede prodotto singolarmente
- Ordini a occhio: un'ora per ogni ordine fornitore, calcolando a mano cosa stava finendo
- Margini incerti: il prezzo di acquisto non si aggiornava automaticamente con le fatture
- Fidelity inutilizzabile: QR code, app da scaricare, form di registrazione — la metà dei clienti abbandonava
- Compliance manuale: il registro ADM per i prodotti soggetti a monopolio compilato a mano
- Dati frammentati: vendite, fatture, magazzino e clienti su sistemi separati senza comunicazione
SKU gestiti
Clienti
Fornitori
Tabelle DB
Anni di dati
The story
Ho costruito VapeDesk perché dopo sette anni dietro al bancone sapevo esattamente cosa mi serviva e cosa no. E nessun gestionale sul mercato me lo dava così.
Il primo passo è stato importare sette anni di dati da Danea: prodotti, clienti, fornitori, storico vendite, categorie, prezzi. Questo ha permesso di partire subito con dati reali e costruire l'intelligence su uno storico solido.
Il sistema di mapping prodotti-fattura è la funzionalità chiave: ogni riga di fattura viene collegata al prodotto corrispondente nel catalogo. Il prezzo di acquisto si aggiorna automaticamente, e con esso il margine reale su ogni singolo articolo.
The challenges
- Importare e normalizzare sette anni di dati eterogenei da Danea EasyFatt
- Parsing affidabile di fatture XML con protezione XXE
- Mapping automatico delle righe fattura ai prodotti in catalogo (naming inconsistente tra fornitori)
- Calcolo della velocità di vendita e dell'autonomia residua in tempo reale su 2.100+ prodotti
- Gestione multi-sede con isolamento dati completo (Row Level Security su 43 tabelle)
- Compliance GDPR con consensi separati per trattamento dati e marketing
The results
- Tempo ordini ridotto da 1 ora a 5 minuti per fornitore
- 2.100+ SKU gestiti con visibilità completa in una singola vista
- Margini aggiornati in tempo reale ad ogni fattura importata
- Adozione fidelity al 100% dei clienti (zero friction, nessuna app)
- Registro ADM automatizzato al 100%
- Zero vulnerabilità sfruttabili alla security review
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